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10 documentos contábeis para enviar mensalmente ao contador

Para uma gestão financeira eficiente, a organização dos documentos contábeis é essencial. Por este motivo, enviar regularmente informações precisas ao contador permite não só o cumprimento das obrigações fiscais, mas também o monitoramento da saúde financeira e a identificação de oportunidades de economia. 

Neste artigo, listamos os principais documentos que as empresas devem enviar mensalmente para o contador e explicamos como cada um contribui para a estratégia e a segurança do negócio.

Por que é importante enviar certos documentos contábeis mensalmente ao contador?

Manter uma rotina mensal de envio dos documentos contábeis ao contador é essencial para garantir que a contabilidade da empresa esteja sempre atualizada e alinhada com as obrigações fiscais. 

Quando as informações financeiras e operacionais são transmitidas com regularidade, o contador pode monitorar de perto o desempenho da empresa, identificar oportunidades de economia tributária e ajudar na gestão financeira com dados precisos e atuais.

O envio mensal também permite uma maior transparência e evita acúmulos de trabalho e de informações, o que reduz o risco de erros e atrasos no cumprimento das obrigações legais. Com uma base de dados contábeis constantemente atualizada, a empresa pode tomar decisões estratégicas com mais segurança, assegurar a conformidade com as normas fiscais e melhorar sua eficiência administrativa.

Relação de documentos contábeis mensais 

Confira a relação dos 10 principais documentos contábeis que você deve enviar para o seu contador todos os meses:

1. Guias de impostos ou contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical e outras contribuições sindicais

Essas guias são fundamentais para o pagamento correto das obrigações trabalhistas e fiscais. Com elas, o contador consegue garantir que a empresa está em conformidade com a legislação e evitar problemas futuros com o Fisco e com órgãos trabalhistas.

2. Comprovantes de pagamento dos impostos: DAS, DARFs, GAREs e outros

Enviar os comprovantes de pagamentos de impostos é essencial para o controle fiscal. Esses documentos permitem ao contador confirmar que os tributos estão sendo recolhidos corretamente, evitando multas e problemas de compliance.

3. Todas as notas fiscais – de entrada e saída – e comprovantes de despesas e receitas

As notas fiscais de entrada e saída, juntamente com os comprovantes de despesas e receitas, são documentos fundamentais para o cálculo dos tributos e para o acompanhamento das movimentações financeiras. Eles ajudam o contador a registrar corretamente as operações da empresa e a identificar oportunidades de economia fiscal.

4. Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e desconto de duplicatas

Os extratos fornecem uma visão ampla das movimentações financeiras da empresa, incluindo transações bancárias, investimentos e financiamentos. O contador utiliza essas informações para a conciliação contábil, análise do fluxo de caixa e para garantir que as demonstrações financeiras reflitam a realidade do negócio.

5. Recibos de pagamento: salários, pró-labore, férias, vale transporte e atestados médicos de funcionários

Esses recibos são essenciais para o controle das despesas com pessoal e para o cálculo correto das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Enviar esses documentos regularmente permite ao contador monitorar os custos com recursos humanos e garantir que a empresa cumpra as exigências legais.

6. Notas Fiscais de serviços adquiridos

As notas fiscais de serviços contratados pela empresa são importantes para o registro de despesas e para a apuração dos tributos devidos. Elas também são essenciais para o controle dos gastos com fornecedores e para a gestão financeira.

7. Arquivos Eletrônicos – Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XMLs das Notas Fiscais

Manter e enviar esses arquivos eletrônicos é fundamental para o controle contábil e para a conformidade fiscal. O contador precisa desses arquivos para realizar a apuração correta dos impostos, além de garantir a integridade e a organização dos dados fiscais.

8. Recibos e contratos: de locação, de honorários, despesas e contratos a pagar

Esses documentos são importantes para o controle de despesas e para o registro das obrigações contratuais. Enviar regularmente recibos e contratos ajuda o contador a acompanhar os compromissos financeiros da empresa e a garantir que todas as despesas sejam contabilizadas corretamente.

9. Controle de estoque

Para empresas que trabalham com produtos, o controle de estoque é essencial para a contabilidade. Esse documento permite que o contador registre corretamente o custo de mercadorias e identifique eventuais perdas ou sobras, contribuindo para uma gestão mais eficiente dos ativos.

10. Movimentos e recibos de autônomos e outros colaboradores

Os comprovantes dos pagamentos a autônomos e outros colaboradores são necessários para o controle de despesas com prestadores de serviços. Esses documentos auxiliam na apuração de tributos e garantem que todas as despesas estejam devidamente registradas.

Conclusão

Manter uma comunicação transparente e organizada com o contador é vital para que a contabilidade reflita a realidade financeira da sua empresa e para que todas as obrigações fiscais sejam atendidas corretamente. Além disso, esses documentos oferecem informações valiosas que permitem ao contador aconselhá-lo sobre estratégias de redução de custos, planejamento tributário e melhorias na gestão financeira. Com uma contabilidade estruturada e alinhada às suas metas de negócio, é possível tomar decisões mais assertivas e fortalecer o crescimento da empresa.

Uma contadora sorridente, simbolizando o serviço acessível e sem burocracia oferecido pela OSP para a troca de contador.

Autor

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Guilherme Pagotto

Advogado, contador e empresário, atua no mercado contábil há mais de 20 anos. É sócio da OSP e responsável pela área comercial de Novos Negócios. Também é juiz do Tribunal de Impostos e Taxas (TIT) de Campinas.

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