10 documentos contábeis para enviar mensalmente ao contador

Para que seu contador possa realizar um trabalho eficiente e manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais e contábeis, é fundamental enviar mensalmente a documentação necessária. Conheça os 10 principais documentos que devem ser encaminhados regularmente ao escritório de contabilidade.

1. Notas Fiscais de Entrada

Todas as notas fiscais de compras de mercadorias, matérias-primas, produtos para revenda e materiais de uso e consumo devem ser enviadas mensalmente. Isso inclui também notas de serviços contratados.

2. Notas Fiscais de Saída

Envie todas as notas fiscais emitidas pela empresa referentes a vendas de produtos ou prestação de serviços. Este documento é fundamental para apuração dos tributos e acompanhamento do faturamento.

3. Extratos Bancários

Os extratos de todas as contas bancárias da empresa (corrente, poupança, investimentos) devem ser enviados mensalmente. Eles são essenciais para conciliação bancária e controle do fluxo de caixa.

4. Comprovantes de Pagamento

Envie todos os comprovantes de pagamentos realizados no mês: fornecedores, impostos, taxas, contribuições, aluguel, água, luz, telefone, internet, entre outros. Organize por categoria para facilitar a classificação contábil.

5. Comprovantes de Recebimentos

Documentos que comprovem os recebimentos de vendas, seja em dinheiro, cheque, cartão de crédito/débito ou transferência bancária. Isso garante o correto registro das receitas.

6. Contratos e Aditivos

Sempre que houver novos contratos (aluguel, prestação de serviços, fornecimento, etc.) ou alterações nos existentes, envie uma cópia ao contador. Isso permite o correto lançamento e provisão de despesas.

7. Documentos de Funcionários

Para o departamento pessoal: admissões, demissões, atestados médicos, alterações salariais, férias, horas extras, e qualquer outra documentação relacionada aos colaboradores.

8. Documentos de Veículos

Se a empresa possui veículos, envie documentação de despesas como combustível, manutenção, seguro, IPVA, multas e licenciamento. Esses gastos são dedutíveis e devem ser registrados corretamente.

9. Movimentação do Estoque

Para empresas comerciais e industriais, é importante enviar relatórios de movimentação de estoque: entradas, saídas, devoluções, perdas e inventários. Isso garante a correta apuração do custo das mercadorias vendidas.

10. Informações Complementares

Qualquer informação relevante que possa impactar a contabilidade: alterações societárias, novos investimentos, empréstimos obtidos ou concedidos, aplicações financeiras, entre outros eventos importantes.

Dicas para Organização

• Estabeleça um cronograma fixo mensal para envio dos documentos
• Organize os documentos por categoria (notas fiscais, despesas, recebimentos, etc.)
• Utilize pastas físicas ou digitais bem identificadas
• Mantenha cópias de segurança de todos os documentos enviados
• Use ferramentas digitais para facilitar o compartilhamento com seu contador
• Nunca atrase o envio, pois isso pode gerar multas e problemas fiscais

Conclusão

O envio correto e pontual desses documentos permite que seu contador mantenha a contabilidade em dia, evite problemas com o fisco e forneça informações estratégicas para a gestão do seu negócio. Organize uma rotina e conte com a OSP Contabilidade para uma assessoria completa e eficiente.