Procrastinação no Trabalho – Quais os impactos e como evitar?

Um dos problemas mais comuns nas empresas que envolve a atitude individual do colaborador é a procrastinação no trabalho, o ato de deixar sempre para depois o que precisa ser feito pontualmente. Isso tem um grande impacto não apenas na vida do profissional, como também na produtividade da empresa. No entanto, é um tema complexo, que envolve muitas causas e até mesmo ações da organização.

A seguir, estão algumas dicas para trabalhar este tema com sua equipe ou mesmo para otimizar o seu próprio trabalho.

O que é procrastinar?

Deixar para mais tarde tarefas muitas vezes fáceis de cumprir é algo que todo mundo faz. Não há problema nisso. Contudo, se este comportamento se torna um hábito e impacta no trabalho de outras pessoas e na produtividade do negócio, é preciso ter muita cautela. Há pessoas que chegam a um ponto de acumularem tantas tarefas que não conseguem mais colocá-las em dia.

Há ainda pessoas que chegam ao ponto de não conseguir fazer mais nada, simplesmente. De se prostrar-se diante do que precisa ser realizado, sem conseguir dar qualquer passo. Este é um grau mais severo e requer ajuda. Muitos outros problemas podem ser causa ou consequência da procrastinação, como ansiedade, insegurança, insônia, mal-estar, além da falta de credibilidade no trabalho.

Procrastinação no trabalho X Cultura organizacional

Como uma empresa moderna e humanizada deve primar por um ambiente saudável e seguro de trabalho, a procrastinação deve sempre estar em pauta. Afinal, quais são os motivos que levam uma pessoa a procrastinar no trabalho?

É importante ressaltar que cada pessoa tem seus próprios motivos que levam à procrastinação, como é o caso da insegurança com as suas próprias capacidades, autoestima baixa, falta de gestão do tempo, falta de concentração, autossabotagem, muitas responsabilidades, etc. Muitos destes motivos podem ser resolvidos com mudança de hábito, treinamento e acompanhamento psicológico, em casos mais severos.

Mas há ainda motivos externos ao indivíduo e que dizem respeito à empresa: ambiente de trabalho tóxico, falta de plano de carreira, salários abaixo da média, excesso de responsabilidade, tempo inadequado para a resolução de tarefas, ambiente físico desorganizado ou com falta de iluminação e circulação de ar adequadas, falta de ações engajadoras, cultura organizacional inexistente ou pouco transparente, falta de perspectivas, etc. Todos estes motivos podem ser gatilhos para a procrastinação no trabalho.

Como começa a procrastinação no trabalho?

Esta resposta também é muito complexa. Pode ser algo subjetivo do profissional ou algo que lhe impacta em determinada empresa. Especialistas dizem que inicialmente uma pessoa procrastina porque, diante do que há para fazer, há a falta de necessidade.

Necessidade

Ou seja, há outros ganhos que a fazem ver as tarefas como algo não necessário, principalmente à sua sobrevivência. Se tal tarefa fosse extremamente necessária à pessoa e dependesse de sua sobrevivência, na grande maioria dos casos, a pessoa daria um jeito para executá-la, nem que precisasse se reinventar e criar novas saídas. Mas é claro que não precisa ser uma questão de sobrevivência ou necessidade para uma tarefa cotidiana ser realizada. Há uma falta de emergência ou urgência diante do que precisa ser feito ou falta uma recompensa para fazê-lo.

Satisfação

Em segundo lugar, as tarefas ou mesmo o trabalho como um todo não é fonte de prazer. Quando se faz algo por fazer e não porque há envolvimento pessoal, é um gatilho para que o colaborador entre em um comportamento procrastinador. Por isso, as práticas corporativas referentes ao trabalho devem ser motivadoras, instigantes e engajadoras, considerando as necessidades e o prazer de seus colaboradores. Se o trabalhador não está criando o seu trabalho adequadamente, pode estar encarando isso como algo não necessário ou que não traga contentamento e satisfação.

Crenças

Em terceiro lugar, estão as crenças pessoais sobre si e sobre o trabalho: não merecimento, ser algo grande demais para realizar, isso não vai levar a lugar nenhum, a participação não é tão importante, etc. Neste caso, o próprio colaborador deve ser incentivado a questionar as suas crenças em relação ao trabalho, que levariam à procrastinação. Crença tem a ver com acreditar: o profissional tem que acreditar naquilo que está fazendo, em si mesmo e na empresa.

Falta de conhecimento

Por último, a pessoa procrastina porque ela não sabe o que fazer ou como fazer. Neste caso, pode haver falta de orientação e comunicação de terceiros ou mesmo falta de conhecimento ou desenvolvimento de habilidades e competências. Treinamentos ajudam muito neste sentido.

Como superar a procrastinação?

Procrastinar é deixar para depois, adiar tarefas ou ações para além do prazo previsto. No entanto, este problema pode ser evitado com pequenas mudanças na atitude. Confira algumas dicas para combater a procrastinação:

Organização – Um espaço organizado diminui a perspectiva de procrastinação no trabalho. Isso se refere também à organização de horários, de tarefas, da rotina, do espaço comum, dos recursos, etc. A organização deve ser incentivada ao nível individual, mas também uma prática corporativa. Metodologias como a 5S é uma dica para lidar com a organização dos espaços.

Fluxo de trabalho – Rever a quantidade de tarefas e responsabilidades no período por colaborador é uma forma de diminuir a procrastinação no trabalho.

Oferecer treinamentos – Gestão do tempo, comunicação interpessoal, liderança e outros assuntos, além de treinamentos que desenvolvem aspectos técnicos e competências individuais dão mais recursos para o colaborador fazer o seu trabalho de forma gratificante e inteligente.

Compromisso – Esta é uma atitude no nível individual. É importante que o profissional cumpra o que prometeu e se comprometa com o trabalho. Para isso, a empresa pode oferecer recursos e práticas que podem facilitar o processo, como agendas eletrônicas, aplicativos de gestão de tempo, sistemas integrados, etc.

Envolvimento – Muitas vezes o colaborador procrastina, pois não está envolvido na equipe e nas tarefas, bem como no poder de decidir sobre o seu trabalho. Desta forma, a empresa pode criar práticas que engajem e envolvam a todos. Uma vez envolvido, ele poderá ter mais foco em si mesmo.

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