Fator R: o que é, como calcular e quando a empresa de software fica no Anexo III
Por Guilherme Pagotto📋 O que você vai aprender neste artigo:
- O que é o Fator R e como ele decide entre o Anexo III e o Anexo V do Simples Nacional
- O que entra e o que não entra na folha de salários do cálculo
- Um exemplo com números para uma empresa de software
- Como fica a empresa nos primeiros meses de atividade
- O que muda no cálculo a partir de janeiro de 2027
O Fator R é a divisão da folha de salários dos últimos 12 meses, incluídos o pró-labore e os encargos, pela receita bruta do mesmo período. Para as atividades de serviço que dependem dele, um Fator R igual ou superior a 28% leva a empresa ao Anexo III do Simples Nacional; abaixo de 28%, ela é tributada pelo Anexo V, que tem alíquotas mais altas.
Base: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-J, 5º-K e 5º-M; Resolução CGSN 140/2018, art. 26.
Para uma empresa de software, de criação de sites ou de licenciamento de programas, o Fator R é muitas vezes o número que mais pesa no imposto do mês. Este guia explica como ele se calcula, o que costuma dar errado e o que muda em 2027.
Quais atividades dependem do Fator R?
O Fator R não vale para todo o Simples Nacional. Ele alcança dois grupos de serviços, que partem de anexos diferentes:
- Começam no Anexo III e descem ao Anexo V se o Fator R ficar abaixo de 28%. É o caso dos serviços de tecnologia do § 5º-D: elaboração de programas de computador, inclusive jogos eletrônicos, desde que desenvolvidos no estabelecimento da empresa; licenciamento ou cessão de direito de uso de programas; e planejamento, confecção, manutenção e atualização de páginas eletrônicas, também feitos no estabelecimento da empresa.
- Começam no Anexo V e sobem ao Anexo III se o Fator R chegar a 28%. São as atividades do § 5º-I, como engenharia consultiva, consultoria e publicidade.
Base: LC 123/2006, art. 18, § 5º-D, IV a VI, e § 5º-M, II (tecnologia: III → V se o Fator R for menor que 28%); § 5º-I e § 5º-J (V → III se o Fator R for de 28% ou mais).
Para quem desenvolve software, a condição "desenvolvidos em estabelecimento do optante" faz parte da lei. Se o desenvolvimento acontece fora do estabelecimento da empresa, o enquadramento muda e precisa de análise caso a caso. Para ver em que anexo cai um CNAE, use a nossa consulta de CNAE no Simples Nacional.
Atividades que não estão em nenhuma dessas listas, como os serviços de educação e os escritórios de serviços contábeis, ficam no Anexo III sem depender do Fator R.
Como se calcula o Fator R?
A conta é simples:
Fator R = folha de salários dos 12 meses anteriores ÷ receita bruta dos 12 meses anteriores
As duas pontas olham para os 12 meses anteriores ao mês de apuração. Por isso o Fator R é recalculado todos os meses e a empresa pode mudar de anexo de um mês para o outro.
Base: LC 123/2006, art. 18, § 5º-K; Resolução CGSN 140/2018, art. 26, I e II.
A receita bruta é a total, somando o mercado interno e as exportações. Empresas de software que vendem para o exterior devem incluir essas receitas no denominador.
O que entra na folha de salários do Fator R?
Entram:
- as remunerações pagas a pessoas físicas pelo trabalho (salários, 13º, férias);
- as retiradas de pró-labore dos sócios;
- a contribuição patronal previdenciária efetivamente recolhida;
- o FGTS efetivamente recolhido.
Base: LC 123/2006, art. 18, § 24; Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 1º.
Não entram:
- os aluguéis;
- a distribuição de lucros aos sócios.
Base: LC 123/2006, art. 18, § 26.
Só contam as remunerações informadas à Previdência na forma da Lei 8.212/1991. Pagamento que não foi declarado nas obrigações da folha não entra na conta, mesmo que tenha sido feito.
Base: LC 123/2006, art. 18, § 25; Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 2º, I.
Exemplo: quanto o Fator R muda o imposto de uma software house?
Uma empresa que desenvolve programas no próprio escritório faturou R$ 600.000 nos últimos 12 meses. Vamos comparar dois cenários de folha:
A alíquota efetiva sai da fórmula da lei: (receita de 12 meses × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ receita de 12 meses. Com R$ 600.000, as duas empresas estão na 3ª faixa: no Anexo III, alíquota de 13,50% e dedução de R$ 17.640; no Anexo V, 19,50% e R$ 9.900.
Base: LC 123/2006, art. 18, § 1º-A, e Anexos III e V (3ª faixa, de R$ 360.000,01 a R$ 720.000,00).
Leia a comparação com cuidado: no Cenário A a folha é R$ 30.000 maior. Esse valor também é custo da empresa. A decisão certa compara o DAS e a folha, e não só o anexo.
Para comparar o Simples, já com o anexo e o Fator R, com o Lucro Presumido e o Lucro Real a partir do faturamento e da folha da sua empresa, use o simulador de regime tributário.
Vale a pena aumentar o pró-labore para chegar aos 28%?
Às vezes sim, às vezes não. O pró-labore entra na folha do Fator R; a distribuição de lucros, não. Por isso, empresas com poucos funcionários costumam olhar para o pró-labore dos sócios.
Numa empresa sem empregados, com receita de R$ 240.000 em 12 meses, o pró-labore precisa ser de R$ 5.600 por mês para o Fator R chegar a 28% (28% × R$ 240.000 ÷ 12).
Antes de decidir, coloque na conta:
- a contribuição previdenciária descontada do sócio sobre o pró-labore;
- o imposto de renda da pessoa física sobre o pró-labore, que a distribuição de lucros não tem;
- a diferença de DAS entre os dois anexos no seu nível de faturamento.
O resultado muda com o faturamento, com o número de sócios e com a folha de funcionários. É uma simulação a fazer com os números da empresa, revista sempre que a receita muda de faixa.
Como fica o Fator R nos primeiros meses de atividade?
Uma empresa nova ainda não tem 12 meses de folha e de receita. A Resolução CGSN 140/2018 define o que fazer:
- no mês de início de atividade: se houver folha e ainda não houver receita, o Fator R é considerado 0,28; se houver receita e não houver folha, é 0,01; havendo as duas, a folha do mês é dividida pela receita do mês;
- nos meses seguintes, com menos de 13 meses de atividade: a folha é anualizada pelos mesmos critérios usados para a receita bruta.
Base: Resolução CGSN 140/2018, art. 26, §§ 4º, 6º e 7º (redação vigente em 2026).
Na prática, uma empresa de software que fatura desde o primeiro mês sem folha nem pró-labore tem Fator R de 0,01 e é tributada pelo Anexo V enquanto não houver folha.
O que muda no Fator R em 2027?
A Resolução CGSN 190/2026 alterou o art. 26 da Resolução CGSN 140/2018, com efeitos previstos para 01/01/2027:
- o período se desloca um mês: a folha e a receita passam a ser as dos 12 meses antecedentes ao mês anterior ao período de apuração. Para apurar março, por exemplo, contam os 12 meses até janeiro, e não até fevereiro;
- início de atividade: o Fator R dos 2 primeiros meses passa a ser considerado 0,28;
- a anualização vale para empresas com mais de 2 e menos de 14 meses de atividade.
Base: Resolução CGSN 140/2018, art. 26, I e II, §§ 1º, 4º, 5º e 6º, na redação da Resolução CGSN 190/2026 (DOU de 10/08/2026), que produz efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027 (art. 9º).
Quem acompanha o Fator R mês a mês, sobretudo perto dos 28%, precisa ajustar a planilha para a nova janela a partir de janeiro de 2027.
Quais são os erros mais comuns no Fator R?
- Contar a distribuição de lucros como folha. Ela não entra, por mais que seja dinheiro pago aos sócios.
- Esquecer a receita de exportação no denominador.
- Calcular uma vez por ano. O Fator R é mensal; a empresa pode estar no Anexo III em março e no V em abril.
- Ignorar a direção da regra. Software começa no Anexo III e desce; consultoria começa no V e sobe. O resultado parece igual, mas o enquadramento e a leitura da lei são diferentes.
- Pagar pró-labore sem informá-lo à Previdência. O valor não entra na conta.
Há 49 anos, a OSP faz a contabilidade de empresas de tecnologia e acompanha o enquadramento no Simples, no Presumido e no Real. Se o Fator R da sua empresa está perto dos 28%, ou se ela está crescendo para fora do Simples, fale com a nossa equipe.
Perguntas Frequentes
Aviso
As informações deste conteúdo têm caráter educativo e não constituem consultoria contábil, tributária ou jurídica individualizada. Consulte um profissional habilitado para análise do seu caso específico.
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Guilherme Pagotto
Diretor Tributário
Contador, com formação em Direito, especialista em Planejamento Tributário e Estratégico na OSP, onde atua desde 1995. Juiz da 3ª Câmara da Junta de Recursos Tributários de Campinas e diretor do Sescon Campinas.
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